Declutter din Android-indbakke med disse tip

Ferien er i fuld gang, hvilket betyder, at mange mennesker har fri. Der er familiebesøg, fester og vinterudflugter forude, som alle kræver og fortjener din fulde opmærksomhed i stedet for at bekymre dig om, hvad der sker tilbage på arbejdet. Uanset om du planlægger at være ude af kontoret lidt eller meget, er chancerne for, at du bruger din telefon til at holde øje med din e-mail under alle omstændigheder - hvis det ikke er af anden grund end ro i sindet.

Jeg arbejder inden for it, hvilket betyder uendelige e-mail-meddelelser: forkert opførte systemer (eller systemer, der muligvis er ved at handle dårligt), certifikatfornyelser, "hey, vi vil måske planlægge dette ud en dag" -meddelelser, forkert dirigerede supportanmodninger og den uendelige hvidbog e-mails, der er tynd forklædte anmodninger. Meget af dette involverer opgaver eller hændelser, som jeg ikke nødvendigvis behøver at vide om med det samme; masser af "FYI" niveau materiale, som kan vente, indtil jeg er på kontoret. Jeg er helt sikker på, at næsten enhver given disciplin på lignende måde er plaget af en overdreven e-mail.

For at forblive fornuftig (relativt) bruger jeg Outlook-regler til at filtrere mange af disse meddelelser i andre mapper. Hvis min INBOX er så ren som muligt, gør det ikke kun mit job lettere, men sikrer også, at de eneste ting, der bliver leveret til min Android, er på et "behov for at vide" og "jeg kan faktisk gøre noget ved dette nu" -basis. Ellers sidder jeg fast ved at rulle gennem skærmene med rod og slette ting, der lige så godt kan vente, indtil jeg er færdig med at pynte hallene og gå tilbage i arbejde.

Outlook-regler er imidlertid ikke det eneste, jeg har brug for her; Jeg stoler også på muligheden for at få adgang til filtrerede e-mails i andre mapper fra min Android. Derudover er det praktisk at oprette meddelelsesfiltre til specifikt at vise e-mail vedrørende emner / afsendere af interesse, specificere prioriterede afsendere og blokere spammeradresser efter behov. Her er mine strategier:

  • Regler for Outlook
  • Android-mappesynkronisering
  • Android-meddelelsesfiltre
  • Afsendere til Android Prioritet
  • Blokering af Android-spam

I denne artikel fortæller jeg dig, hvordan det hele fungerer for at hjælpe med at strømline din Android-mobile e-mail-oplevelse. Bemærk! Jeg testede dette på en Samsung Galaxy S3 og kontrollerede for at bekræfte, at de samme indstillinger gælder for S4- og S5-telefoner; disse trin skal være typiske for Android-operativsystemet.

Regler for Outlook

Her er nogle eksempler på mine Outlook-regler:

Figur A

Billede: Scott Matteson

Det er bare toppen af ​​isbjerget. Disse regler gælder for et par sider:

Figur B

Billede: Scott Matteson

(dette er bare side 2, men du får point)

Hver regel er baseret på specifikke kriterier såsom emne, afsender, modtager (som hjælper med at arkivere meddelelser til grupper, jeg er medlem af, for eksempel) og andre unikke identifikatorer til at omdirigere e-mail til forskellige Outlook-mapper.

Hvor mange mapper? Lad os se:

Fig

Billede: Scott Matteson

Ja, det er mange mapper, og jeg må indrømme, at jeg er en speciel sag, da jeg sandsynligvis modtager 1000 e-mails om dagen; mange af disse "FYI" slags e-mails (deraf det øverste mappenavn af "FYIs").

Desuden tog det lidt tid at oprette alle reglerne, matche dem til en mappe og derefter omordne regellisten for maksimal effektivitet (rækkefølge er vigtigt, da det bestemmer, hvilke regler der skal udløses først0, men når jeg først gjorde dette vedligeholdelse af systemet Det smukke ved denne struktur er, at kun de ting, der hører hjemme i min INBOX, vinder op der og leveres til min Android.

Android-mappesynkronisering

Som jeg nævnte, vil jeg stadig have muligheden for at få adgang til e-mails i nogle af de ovennævnte mapper, selvom jeg ikke har brug for, at de skal leveres direkte til min indbakke . Mappen "Personsøgning" er et sådant eksempel, da den kan indeholde kritiske oplysninger, som jeg er nødt til at gennemgå, når jeg er ude af og omkring. Funktionen "Folder Sync" på min Android kan håndtere det for mig, og jeg leder dig gennem et eksempel på, hvordan du konfigurerer det.

Her er min indbakke (bemærk, at det står "Kombineret indbakke", da det viser både mit arbejde og min personlige e-mail, da jeg begge konti er konfigureret på Android). Er ikke tomhed en ting af skønhed?

Figur D

Billede: Scott Matteson

Tryk på menuknappen (til venstre for tilbage-knappen):

Figur E

Billede: Scott Matteson

Vælg "Indstillinger".

Figur F

Billede: Scott Matteson

Som standard vises min arbejdskonto først under "Kontoindstillinger", så jeg skal trykke på det:

Figur G

Billede: Scott Matteson

Den øverste konto er til arbejde, så valg af dette viser mig følgende indstillingsskærm:

Figur H

Billede: Scott Matteson

Hvis jeg ruller ned til bunden, vises en "Flere indstillinger" -knap:

Figur I

Billede: Scott Matteson

Åbning af "Flere indstillinger" åbner indstillingen "Mappesynkroniseringsindstillinger" (endelig!)

Figur J

Billede: Scott Matteson

Hvis jeg trykker på "Mappe-synkroniseringsindstillinger", kan jeg nu kontrollere, hvilke poster i mine mapper der er synkroniseret med min Android:

Figur K

Billede: Scott Matteson

Jeg ruller ned til Personsøgning, en mappe, der indeholder e-mail-poster, som jeg vil have på min telefon:

Figur L

Billede: Scott Matteson

Når jeg nu trykker på "Personsøgning", kan jeg indstille de indstillinger for mappesynkronisering, jeg har brug for:

Figur M

Billede: Scott Matteson

Som du kan se, har jeg indstillet synkroniseringsplanen (hvor ofte min Android vil oprette forbindelse til e-mailserveren for at opdatere denne mappe i løbet af uden for spidsbelastningen) i 5 minutter. Jeg har indstillet spidsplanen (hvor ofte min Android opretter forbindelse til e-mailserveren for at opdatere denne mappe i spidsbelastningstiden) til 5 minutter. Jeg kunne indstille disse til "Push" for at få dem leveret med det samme, men 5 minutter er gode nok.

"Periode til synkronisering af e-mail" refererer til, hvor langt tilbage e-mail-meddelelser, der er gemt på Android, vil gå; Konto standard er en måned, hvilket også er fint for mig.

Alt, hvad jeg skal gøre, er at trykke på knappen tilbage (<), og indstillingerne gemmes.

Lad os sammenligne disse mappesynkroniseringsindstillinger med en anden mappe, der indeholder emner, som jeg ikke har brug for synkroniseret med min Android; en mappe kaldet 3PAR:

Figur N

Billede: Scott Matteson

I ovenstående eksempel er begge skemaer indstillet til "Manuel", da jeg ikke behøver at se disse poster på min Android.

Android-messaging-filtre

Lad os sige, at der er emner eller afsendere, som jeg virkelig interesserer mig for, og jeg vil have en bestemt e-mail-visning på min Android, der kun viser elementer, der matcher bestemte kriterier. Det er her Android Messaging Filters kommer ind.

Hvis jeg trykker på menuknappen (til venstre for tilbage-knappen) og får adgang til "Indstillinger", vises følgende skærmbillede:

Figur O

Billede: Scott Matteson

Jeg ruller ned, så "Regler for filtrering" vises:

Figur P

Billede: Scott Matteson

Når jeg trykker på "Regler for filtrering", får jeg den næste skærm:

Figur Q

Billede: Scott Matteson

Jeg kan trykke på "Tryk for at tilføje filtreringsregler" for at komme i gang:

Figur R

Billede: Scott Matteson

Her kan du specificere filternavnet, emnet og fra adressen. Lad os sige, at jeg vil se alle e-mails med udtrykket "Vigtig bonusinformation" i emnet (hvem ville ikke?). Jeg tilføjer det til feltet "Emne inkluderer":

Figur S

Billede: Scott Matteson

Jeg kan tilpasse filternavnet, så jeg vil kalde det "Bonusdetaljer" og trykke på "Udført":

Figur T

Billede: Scott Matteson

Vi kan se det filter, jeg oprettede ovenfor; alle filtre, du opsætter, vises her.

Lad os sige, at jeg også vil tilføje et filter for at vise mig e-mails fra chefen (altid en god ide, ikke?). Jeg følger en lignende proces for at oprette et filter kaldet "Boss-e-mails" og tilføje den relevante adresse:

Figur U

Billede: Scott Matteson

Og nu, når jeg trykker på "Udført", kan jeg se begge mine filtre:

Figur V

Billede: Scott Matteson

Hvordan viser man faktisk de filtrerede meddelelser? Gå til skærmbilledet med hovedmeddelelser (som som standard viser mig min kombinerede indbakke, hvilket betyder, at indbakke til begge e-mail-konti er konfigureret på min Android):

Figur W

Billede: Scott Matteson

Hvis jeg trykker på de tre vandrette linjer ved siden af ​​konvoluttsymbolet øverst til venstre åbner dette en anden menu:

Figur X

Billede: Scott Matteson

Hvis du trykker på enten "Bonusdetaljer" eller "Boss-e-mails" -filtrene, vises kun de e-mail-meddelelser, der svarer til disse specifikationer.

Afsendere til Android-prioritet

Prioriterede afsendere fungerer på lignende måde som filtre, hvor du kan specificere bestemte afsendere som vigtige personer og bruge en særlig visning til kun at vise emner fra dem. Denne funktion giver dig imidlertid også muligheden for at indstille den prioriterede afsenderindbakke som standardmappe og bruge e-mail-meddelelser, brugerdefinerede ringetoner eller få enheden til at vibrere, når meddelelser ankommer fra disse afsendere. Det gør det meget praktisk at være opmærksom på beskeder fra visse mennesker, hvor måske andre e-mails ikke er så kritiske.

Hvis jeg trykker på menuknappen i mit meddelelsesvindue og får adgang til "Indstillinger", vises følgende skærmbillede:

Figur Y

Billede: Scott Matteson

Jeg trykker på "Prioriterede afsendere."

Fig

Billede: Scott Matteson

Det er her du kan kontrollere, hvordan du vil have enheden til at svare på e-mails fra Prioritetssendere. Hvis du trykker på "Prioritetssendere", kan du tilføje adresser:

Figur ZA

Billede: Scott Matteson

Dette fungerer stort set det samme som filterprocessen; tryk på + -tegnet for at tilføje prioriterede afsendere:

Figur ZB

Billede: Scott Matteson

Jeg tilføjer en e-mail-adresse til en vigtig person, tryk på OK og bekræfter derefter, at den vises i vinduet Prioritetssendere:

Figur ZC

Billede: Scott Matteson

Hvis jeg nu går til mit hovedmeddelelsesvindue og trykker på den øverste venstre menuknap, viser det mig muligheden for at få vist den prioriterede afsenderindbakke:

Figur ZD

Billede: Scott Matteson

Blokering af Android-spam

Nu hvor vi har fundet ud af, hvordan vi kan se de ting, vi ønsker, og ikke bekymre os om resten, hvad med at slippe af med de ting, vi ikke ønsker? Spamblokering kan hjælpe. Lad os sige, at jeg stadig får e-mail fra en irriterende gener, der kalder sig beskyttet via e-mail (ja, jeg er en stor Stephen King-fan) og tilbyder mig balloner. Jeg kan blokere Pennywings latterlige e-mails lige fra min telefon.

Hvis jeg trykker på menuknappen i mit meddelelsesvindue og får adgang til "Indstillinger", vises følgende skærmbillede:

Figur ZE

Billede: Scott Matteson

Jeg ruller ned, så "Spam-adresser" vises:

Figur ZF

Billede: Scott Matteson

Hvis jeg trykker på "Spam-adresser" vises en velkendt skærm:

Figur ZG

Billede: Scott Matteson

Som med vores andre eksempler, kan jeg trykke på + -tegnet for at tilføje Pennywise til min blokliste:

Figur ZH

Billede: Scott Matteson

Når jeg trykker på OK, vender jeg tilbage til den forrige skærm:

Figur ZI

Billede: Scott Matteson

Og voila - farvel Pennywise (for nuværende tidspunkt indtil han skifter til en anden form; jeg mener, får en ny e-mail-adresse).

Dette er de teknikker, jeg bruger for at få mest muligt ud af min mobile e-mail-oplevelse. For alt det hubbub om, hvordan mobile enheder til sidst kan erstatte desktops og laptops, foretrækker jeg stadig at gøre det meste af mit arbejde med en større skærm, så jeg sætter pris på minimalismen og effektiviteten i denne tilgang, da jeg kan bruge mindre tid på min Android - læser e-mail, under alle omstændigheder.

Der er selvfølgelig andre e-mail-apps både til din desktop / laptop og din Android-enhed, men de samme principper gælder generelt: adskiller det, du ikke ønsker, fra det, du ønsker, prioriter det, du virkelig har brug for at se, og arkiver eller dump det hvile.

Her til en glad og rolig feriesæson!

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com