Sådan oprettes et projekt tidslinje i Excel

Et informeret team er et produktivt team. Alle på dit team skal være fortrolige med et projekts tidsplan - når hver opgave er planlagt til at starte og slutte. En projekttidslinje, der ligner den, der er vist i figur A, deler projektets overordnede tidsplan og fremskridt, mens hver enkelt opgaver formidles til de andre. I denne artikel viser jeg dig en gammel, men sand metode, der bruger et scatter-diagram til at implementere et projekt tidslinje i Excel.

Figur A

Denne projekttidslinje er ikke så vanskelig at oprette, som du måske tror.

Excel 2013's diagramgrænseflade adskiller sig markant fra tidligere versioner, så denne artikel indeholder instruktioner til at finde indstillinger i 2013 og 2010. Jeg vil også medtage Excel 2003-instruktioner til at finde indstillinger via den ældre versioner menu. Den downloadbare demo .xls og .xlsx-filer indeholder det udfyldte diagram og dets data.

1. Du har brug for data

Figur B viser vores eksempeldata; hver post repræsenterer en opgave i et enkelt projekt med flere opgaver. De første tre kolonner er selvforklarende. Værdierne Aktuel og Afsluttet repræsenterer henholdsvis projektets aktuelle status og antallet af gennemførte dage. Den færdige dags værdi er en repræsentation af din oprindelige plan. Du bruger muligvis flere eller færre dage på at faktisk gennemføre opgaven. De udførte værdier er resultatet af en simpel formel: = D5 * C5

Figur B

Opdel projektet i opgaver, og giv hver en startdato, et ID og estimer antallet af dage, dit team vil bruge på hver opgave.

Prioritetsværdierne angiver hver opgaves position i diagrammet og kan repræsentere hver opgaves prioritet. Hvad det betyder er, at jo højere prioritetsværdien er, jo højere vises denne opgave på diagrammet (lodret set). Du kan også antage, at jo højere opgaven vises på diagrammet, desto vigtigere er den (i forhold til de andre). Hvis dine opgaver ikke har en prioritet, har du stadig brug for disse værdier for at placere opgaverne på diagrammet. Indtastning af en negativ værdi tvinger opgaven til at vises under Y-aksen. De fleste opgaver vil ikke have så lav prioritet, men det er muligt. Du skal ikke bekymre dig for meget om at få de prioriterede værdier helt rigtige - du kan justere dem senere, når diagramelementerne er på plads.

2. Indsæt et diagram

Vi bygger et scatter-diagram ved at føje en serie til et diagram-vindue, som sandsynligvis er anderledes end hvad du har gjort før. Uden at vælge nogen værdier skal du gøre følgende:

  1. Klik på fanen Indsæt.
  2. I gruppen Diagrammer skal du klikke på Scatter. 2003: Klik på Chart Wizard for at starte processen.
  3. Vælg Spredning med kun markører fra galleriet. 2003: Klik på Udfør i stedet for Næste.

Excel indsætter et tomt diagram i dit ark. I øjeblikket kan det være lettere at arbejde med diagrammet i databladet. (Du skal muligvis ændre størrelsen på og flytte diagrammet.)

3. Tilføj en serie

Lige nu er diagrammet tomt, så lad os tilføje den første serie som følger:

  1. Højreklik på diagrammet og vælg Vælg data. 2003: Vælg kildedata.
  2. Klik på Tilføj i den resulterende dialog. 2003: Klik på fanen Serie for at finde Tilføj.
  3. Du kan give serien et navn, hvis du vil. For nu skal du lade navnekontrollen være tom.
  4. Identificer A5: A10 som serie X-værdier.
  5. Identificer F5: F10 som serie Y-værdiområdet, som vist i figur C.
    Fig
  6. Klik på OK to gange. Det resulterende diagram er vist i figur D. (Kun Excel 2013 understøtter de nye indstillingsikoner til højre. Hvis du bruger en tidligere version, vil dit diagram være ens, men ikke nøjagtigt det samme.)
    Figur D

4. Formater diagrammet

Diagrammet har brug for en smule formatering for at forbedre dets visuelle indvirkning. Vælg først og slet Serie 1-legenden (hvis diagrammet viser en). Skjul derefter værdierne for Y (lodret) akse som følger:

  • 2013: Vælg diagrammet, og klik derefter på ikonet Diagramelementer (plustegnet til højre for diagrammet). Klik på pilen Akser, og fjern markeringen af ​​primær lodret som vist i figur E.
  • Andre versioner: Højreklik på området med lodret akse, og vælg Format Axis. Vælg Ingen i rullemenuen Axis Labels i den resulterende dialog.

Figur E

Fjern de lodrette akseetiketter i Excel 2013.

Skjul rasterlinjer som følger:

  • 2013: Klik på ikonet for diagramelementer, og fjern markeringen af ​​rasterlinjer.
  • 2010: Klik på fanebladet Kontekstuelt layout. Klik derefter på rullelisten Gridlines (i gruppen Axes) og vælg Ingen for begge indstillinger.
  • 2003: Højreklik på plotområdet, vælg Diagramindstillinger, klik på fanen Rettelinjer og fjern markeringen fra begge indstillinger.

På dette tidspunkt skal dit diagram ligne det, der er vist i figur F.

Figur F

Lidt formatering gør en forskel!

5. Tilføj datatiketter

Som du ved, ved du ikke, hvad markørerne repræsenterer, så lad os vise datatiketter for at identificere markørerne som følger:

  • 2013: Klik på diagramelementer, kontroller datamærkater, og vælg Venstre.
  • 2010: Klik på rullemenuen Datamærkater, og vælg Venstre (i gruppen Legender på fanen Layout).

Etiketterne viser de prioriterede værdier. At vise opgave-ID i stedet er en delikat proces:

  1. Klik på en datalabel - ikke etikettens tilsvarende markør, men den faktiske etiketkontrol. Hvis du gør det, vælges alle datamærkater.
  2. Klik på anden gang for kun at vælge den klikkede etiket.
  3. Klik på formelbjælken, og indtast cellehenvisningen (inklusive arknavnet) for den celle, der indeholder markørens opgave-ID. Figur G viser ændringen for den første markør. Brug dataene som din guide - dette er en af ​​grundene til, at det er fordelagtigt at arbejde med diagrammet i databladet.
    Figur G
  4. Gentag denne proces, indtil du har opdateret alle datamærkater, som vist i figur H.
    Figur H

6. Identificer i dag

Det er nyttigt at se den aktuelle dato i forhold til startdatoer, så lad os tilføje en serie, der fremhæver den aktuelle dato. Dette trin er sandsynligvis det mest komplicerede, så vær forsigtig. Du har brug for to nye poster: den ene betegner toppen og den ene nederst i en lodret bjælke, der bevæger sig over diagrammet vandret. Du kan tilføje posterne overalt, men du kan lige så godt arbejde inden for den eksisterende struktur, som vist i figur I.

Startværdierne er den aktuelle dato, så indtast en TODAY () -funktion for begge poster. (Den downloadbare demo - linket til ovenstående - bruger en bestemt dato, så den forbliver effektiv, uanset hvornår du downloader den. Når du anvender dette til dit eget arbejde, skal du indtaste TODAY () -funktioner.) Prioritetsværdierne skal være en lidt højere og lavere end henholdsvis dine højeste og laveste værdier.

Figur I

Brug TODAY () -funktionen til at fastlægge den aktuelle dato på dit diagram.

Nu er du klar til at tilføje serien "i dag":

  1. Højreklik på diagrammet og vælg Vælg data.
  2. Klik på Tilføj.
  3. De to TODAY () -funktioner er serien X-værdiområdet.
  4. De to prioriterede værdier er området Y-værdier, som vist i figur J.
  5. Klik på OK to gange.

Figur J

Definer linjeserien "i dag".

7. Formater dagens serie

På dette tidspunkt er den nye i dag-serie to nye markører i en anden farve. Vi forvandler disse markører til en fejlbjælke i stedet. Vælg først den nye serie i dag ved at klikke på en af ​​de to nye markører. Gør derefter følgende:

  • 2013: Klik på diagramelementer (plustegnet til højre for diagrammet), kontroller fejlbjælker, klik derefter på valgmulighedens pil, og vælg Flere indstillinger, der viser opgavelinjen Formater fejlbjælker.
  • 2010: Klik på rullemenuen Fejlsøjler i gruppen Analyse på fanebladet Kontextuel layout, og vælg derefter Flere fejlbarer Indstillinger.
  • 2003: Vælg Valgt dataserie i menuen Format, og klik på fanen Y Fejlsøjler.

Hvis Excel viser indstillinger for den vandrette (X) fejlbjælke, skal du ændre den til den lodrette (Y). Brug rullemenuen Diagramelementer på fanen Kontekstuelt format til at vælge Serie 2 Y Fejlbjælker, som vist i figur K. Eller vælg denne indstilling i rullemenuen Fejlindstillinger i opgavelinjen. Hvis Excel allerede bruger de lodrette fejlbjælker, kan du springe dette trin over. Du behøver ikke at gøre dette i 2003.

Figur K

Sørg for, at du arbejder med Y-fejlsøjler.

De følgende indstillinger tilføjer en tynd bjælke mellem de to markører, som vist i figur L :

  • Retning: Minus
  • Slutstil: Ingen kap
  • Procentdel: 100%

Figur L

Fejllinjeformatet viser en linje mellem de to markører.

Fejllinjen er et linieobjekt, og du kan formatere det som sådan. Når serien stadig er valgt, skal du gøre følgende:

  • 2013: Klik på Udfyld & linje i opgaveruden. Vælg Ensfarvet linje i sektionen Linje, Rød fra rullemenuen Farve og 3 fra rullemenuen Bredde. Figur M viser den resulterende serie i dag.
  • 2010: Luk den åbne dialog, og med den nye serie stadig valgt, skal du klikke på fanen Kontekstuelt format. I gruppen Formformater skal du klikke på rullemenuen Formkontur. Vælg den røde farve og 3-punktsvægt (eller hvilken som helst værdi returnerer den mest passende linje til dine formål).
  • 2003: Klik på fanen Mønstre. Vælg en solid linje, rød og en bredere vægt, og klik derefter på OK.

Figur M

Serien i dag fremhæver den aktuelle dato.

Du kan se seriens bevægelse ved at indtaste bogstavelige datoer som startdatoer (A2: A3), men sørg for at erstatte dem med TODAY () -funktionerne, når du er færdig.

8. Stræk den ud

Lige nu angiver datamarkeringerne i serie 1 startdatoen, men de angiver ikke, hvor længe du forventer, at opgaven skal tage. Vi kan ændre det ved også at formatere den første serie som fejlbjælker som følger:

  1. Vælg den første serie (de blå markører) ved at klikke på en af ​​dem.
  2. 2013: Klik på diagramelementer, kontroller fejlbjælker, klik på pilen, og vælg Flere indstillinger. 2010: I fanebladet Kontekstuelt layout skal du klikke på rullemenuen Fejlbjælker (i gruppen Analyse) og vælge Flere fejlindstillingsindstillinger. 2003: Vælg Valgt dataserie i menuen Format og klik på fanen X Fejlbjælker.
  3. I 2013 og 2010 skal du klikke på rullemenuen Diagramelementer på fanen Format og vælge Serie 1 X Fejlsøjler. I 2010 skal du flytte dialogen om nødvendigt; skal du vælge varighedsværdier.
  4. Skift retningsindstilling til Plus.
  5. Skift indstillingen End Style til No Cap.
  6. Klik på Brugerdefineret i sektionen Fejlbeløb, og klik derefter på Angiv værdi.
  7. Dette næste trin er grunden til, at du flyttede dialogen i 2010. I den resulterende brugerdefinerede fejlbjælke-dialogboks, skal du angive Varighed-værdier som den positive fejlværdi. I Excel 2010 skal du lukke dialogboksen.
  8. Formater fejlbjælkerne

Fejlbjælkerne ville være mere effektive, hvis de var lidt bredere, som vist i figur N. Hvis du vil formatere dem, skal du vælge dem og derefter bruge rullelisten Diagramelementer (på fanen Format eller Kontekst) for at sikre dig, at du arbejder med Series 1 X Fejlbjælker.

  • I Excel 2013 skal du klikke på Udfyld & linje i opgavelinjen og vælge en fast linje, en farve og ændre vægten til 3 eller 4.
  • I Excel 2010 skal du klikke på fanen Kontekstuelt format og bruge indstillingerne for formkontur.
  • I Excel 2003 skal du klikke på fanen Mønstre, vælge linieindstillingerne og klikke på OK.

Figur N

Formater fejlbjælkerne, så de skiller sig ud.

10. Juster

På dette tidspunkt har du alle brikkerne på plads, og du kan begynde at justere. De mest sandsynlige justeringer, du foretager, er de prioriterede værdier. Afhængigt af størrelsen på dit diagram kan opgaver på det samme lodrette plan overlappe hinanden, svarende til eksempeldiagrammets opgave 2 og 5. At udvide diagrammet kan hjælpe, men det muligvis ikke. Specifikt ændrede jeg prioritetsværdierne for henholdsvis opgaver 5 og 6 til 7 og -15 for at opnå de endelige resultater vist i figur A.

Mere at overveje

Hvis du tilføjer en ny post i bunden af ​​dataområdet, skal du opdatere diagrammet ved at tilføje det til serien. Hvis du konverterer dataområdet til en tabel, opdateres diagrammet automatisk. Jeg har valgt ikke at bruge en tabel til at bevare kortets bagudkompatibilitet med tidligere versioner, der ikke understøtter denne mulighed.

Har du brugt Excel til at oprette en projekttidslinje? I bekræftende fald, hvilke udfordringer eller genveje oplevede du undervejs? Del din oplevelse i diskussionstråden nedenfor.

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com