Lav en hurtig træningspræsentation ved hjælp af PowerPoint's Photo Album-funktion

At prøve at planlægge træningssessioner for slutbrugere kan være praktisk talt umuligt - og deltagelse er heller aldrig en sikker ting. En god løsning er at sammensætte en række annoterede skærmbilleder, der illustrerer en procedure eller et sæt funktioner eller brugsscenarier og skabe en PowerPoint-præsentation ved hjælp af disse billeder. Du kan derefter distribuere præsentationen via e-mail, sætte den på virksomhedens intranet, dele den på cd eller med jævne mellemrum være vært for en brun taske frokost og køre lysbilledshowet for de brugere, der kan lave det.

Det tager en vis tanke at få fat i de mest nyttige skærmbilleder og sørge for, at dine instruktioner er klare - men det er selvfølgelig sandt for ethvert træningsmateriale eller dokumentation, du fremstiller. I det mindste behøver du ikke at bekymre dig om at bruge en masse tid på at oprette præsentationen. PowerPoints Fotoalbum-funktion gør den del af processen til en leg. Lad os køre igennem processen.

Bemærk: Disse oplysninger er også tilgængelige som en PDF-download.

Første trin

  1. Start PowerPoint, og luk derefter den tomme præsentation, der åbnes som standard. (Vi starter fra bunden.)
  2. Vælg Billede fra menuen Indsæt, og vælg Nyt fotoalbum ( figur A ).

Figur A

  1. I dialogboksen Fotoalbum ( figur B ) finder du muligheder for at vælge de ønskede billeder.

Figur B

  1. Klik på knappen File / Disk for at åbne dialogboksen Indsæt nye billeder ( figur C ).

Fig

  1. Find og vælg de billeder, du vil bruge, og klik derefter på Indsæt. Som figur D viser, vil PowerPoint placere dem i billedet i albumlisten. Du kan bruge pil op og pil ned til omfordeling af billederne om nødvendigt.

Figur D

  1. Som standard er indstillingen Picture Layout indstillet til Fit to Slide, hvilket er det, vi ønsker for dette eksempel. Men med denne indstilling valgt, kan du ikke foretage andre designændringer her. Så gå videre og vælg midlertidigt 1 billede fra rullelisten Billedlayout for at aktivere de andre indstillinger.
  2. Vælg en rammeformindstilling, hvis det ønskes - vi går med Beveled. Klik derefter på Gennemse og find den designskabelon, du vil anvende til din præsentation. (Dette er valgfrit, men du vil sandsynligvis ønske at forbedre læsbarheden og udseendet på lysbillederne, og dette er den nemmeste måde at gøre det på.)
  3. Der er forskellige måder at tilføje de instruktioner, der følger med dine billeder, men for at holde tingene enkle tilføjer vi et separat dias for at indeholde den forklarende tekst, der kommer foran hvert skærmbillede. For at indstille dette skal du klikke på knappen Ny tekstboks så mange gange som nødvendigt og matche antallet af billeder i din præsentation ( figur E ).

Figur E

  1. Skift billedlayout-indstillingen tilbage til Fit to Slide, og klik derefter på Opret.

Endelig opsætning

Resten af ​​processen er blot et spørgsmål om at arrangere lysbillederne og indtaste / formatere teksten. Figur F viser vores eksempelpræsentation i Slide Sorter-visning. Som du kan se, er alle tekstfeltbillederne i slutningen af ​​præsentationen, så vi starter med at klikke på hver enkelt og trække det til det rigtige sted.

Figur F

Når lysbillederne alle er på plads, kan vi dobbeltklikke på hvert tekstglas for at få vist det i lysbilledsvisning, indtaste instruktionerne, der introducerer det skærmbillede, der følger, og formaterer teksten om nødvendigt. I dette tilfælde valgte vi overskriftsteksten (trin 1, trin 2 osv.) Og gjorde den til 48 point. Derefter formaterede vi brødteksten til 32 point. Når vi redigerede titlediaen (som PowerPoint opretter automatisk til fotoalbum), var jobbet afsluttet. Figur G viser resultaterne.

Figur G

tweaks

Dette er en lidt hurtig og snavset måde at samle en træningspræsentation på, og det kan være nødvendigt at foretage forskellige forbedringer. For eksempel kan du beslutte at inkludere dine instruktioner på det samme dias som dets tilsvarende skærmbillede, eller du vil måske have mere end et billede pr. Dias. Men selv med den kun-benede tilgang, som vi har skitseret her, vil du opdage, at du kan formidle et sæt instruktioner ganske effektivt med en præsentation som denne.

PowerPoint tilbyder også fordelen ved bærbarhed, hvilket gør det nemt at distribuere og dele din præsentation. Vælg bare Pakke til CD i menuen Filer for at oprette en CD, der indeholder alle de nødvendige filer sammen med PowerPoint Viewer. (Før PowerPoint 2003 blev denne funktion kaldet Pack And Go-guiden.) Du kan også eksportere pakken til en valgt mappe i stedet for at placere den på en CD. For detaljer om, hvordan dette fungerer, se "Hvordan kan jeg ... Sætte en Microsoft PowerPoint-præsentation på en cd?"

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com