Indånd nyt liv i et ældre Excel-regneark

Alle er enige om, at det er en dårlig idé at holde et Excel-regneark i værkerne ud over dens udløbsdato. Desværre er det i praksis, at starte fra bunden ikke altid en mulighed. Ofte er nøglen til succes perspektiv - en simpel ændring i strategi. Arket vist i figur A er et godt eksempel på, hvordan en ændring i perspektiv kan afsløre en let løsning. Det er en forenklet version af et arveark, der vokser frem til dets oprindelige formål.

Figur A

Et arveark, der er vokset ud fra dets oprindelige formål.

I brug i 15 år er den originale projektmappe skubbet til sine grænser. I dette tilfælde har en eksisterende forretningsregel kastet en abenøgle ind i en ny anmodning. Ledelsen ønsker fraværstimer fordelt på hele og delvise dage. Oprindeligt anmodede dette arks værksted om en summeringsformel for at håndtere dette under følgende overvejelser:

  • Eksisterende formler skal forblive som de er på grund af afhængigheder.
  • Arbejdsdagstimer er inkonsekvente: Mandag til torsdag er arbejdsdagen 8, 75 timer. Fredag ​​er en 7, 5 timers dag. En fuld arbejdsuge er 42, 5 timer.
  • Skal opretholde den eksisterende struktur, men det er tilladt at tilføje kolonner.
  • Blanke celler snarere end værdien 0 angiver ubesvarede dage.

Ledelsens anmodning er rimelig, og det er svært at forestille sig, hvorfor det kan være problematisk i det enkle eksempel, du ser. Jeg er nødt til at tigge dig lidt over - du ser ikke de snesevis af rækker med medarbejderregistreringer og de snesevis af kolonner, der har plads til overarbejde, fagforeningskontingent, specialpriser, forsikringspræmier, ferietimer, skattesatser og så videre.

Den originale projektmappe er fyldt med detaljer. Mange virksomheder køber software udenfor hylden for at gøre, hvad denne (komplette) projektmappe gør. Ulempen med al denne funktionalitet er styring; det kan være vanskeligt at se skoven for træerne.

Inden vi begynder at hamre en løsning, lad os gennemgå de eksisterende formler:

  • Kolonne G: = SUM (B6: F6) summerer de faktiske arbejdstimer.
  • Kolonne H: = (42, 5-G6) returnerer antallet af fraværende timer ved at trække de faktiske arbejdstimer fra den fulde værdi af arbejdsugen på 42, 5.
  • Kolonne I: = COUNTBLANK (B6: F6) returnerer antallet af ubesvarede arbejdsdage.

Se nu, hvad der sker, når den samme medarbejder går glip af en hel dag og et par timer fra en anden arbejdsdag ( figur B ). Teknisk set er værdierne i kolonne H korrekte, men det er ikke det, ledelsen ønsker at se. Den aktuelle formel er i alt timer; ledelsen ønsker, at antallet af hele og delvis ubesvarede dage beregnes separat. Med andre ord har vi brug for to nye summer: emner, der svarer til 8, 75 eller 7, 50, og værdier, der er mindre end 8, 75 og 7, 50.

Figur B

Den aktuelle formel udgør timer.

Brugeren brugte nogen tid på at forsøge at tilføje og trække timer og dage, men du kunne kun teste flere komplekse formler for at kaste dine hænder i luften i nederlag. I dette tilfælde er nøglen at stoppe med at tænke i timer og dage komponenter - det er et togvrag. Det er ikke umuligt, men det er sværere end nødvendigt. Vi har ikke ensartede værdier, som vi kan summere. Vi har emner, så lad os bruge dem. Det er lettere at anvende en værdi på hvert tomt, afhængigt af ugedagen, end at prøve at beregne, hvad der skal være, men det er det ikke. Figur C viser den nye løsning, og det tog de to nye enkle formler for at imødekomme ledelsens anmodning:

  • Kolonne J: = COUNTBLANK (B6: E6) * 8, 75 + COUNTBLANK (F6) * 7, 5
  • Søjle K: = (42, 5-G6) -J6

Fig

Den nye løsning.

Den nye formel i kolonne J multiplicerer emner fundet i en mandag til torsdag celle med 8, 75, et tomt i fredagscellen med 7, 5 og summerer derefter disse produkter. Formlen i kolonne K trækker den nye værdi i kolonne J fra det samlede antal arbejdede timer minus værdien i kolonne G (de arbejdede timer).

I dette tilfælde fungerede summering af arbejdstid ikke, så vi gav en værdi til emnerne og summerede dem i stedet. En switch i strategi afslørede en enkel løsning.

Legacy vedvarer

Væksten er god, og hvis du er heldig, vil den enkle projektmappe, du begyndte med, rumme denne vækst. Realistisk set er nye krav ofte vanskelige at tilføje efter dette - "Hvis jeg havde vidst, at du ville have brug for…, ville jeg have ..." Ofte er den skyldige ikke dårligt design eller noget så akademisk. Nogle gange vokser virksomheden simpelthen op i projektmappens oprindelige formål, og det er et godt problem at have! Når dette sker, og du ikke kan genopbygge, skal du tænke igen.

Du kan bruge de downloadbare .xlsx- og .xls-filer til at finde en anden løsning, men for at gøre tingene interessante, prøv at opretholde brugerens begrænsninger. Del dine løsninger i kommentarfeltet nedenfor.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt: ​​For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på


© Copyright 2021 | pepebotifarra.com