Sådan bruges din sjette sans til at opdage og forhindre projektkatastrofer

5 måder at være en bedre manager Hvis dit team er uproduktiv, kan problemet være dig. Her er fem måder at forbedre sig fra David Burkus, forfatter og professor ved Oral Roberts University.

De fleste af os har oplevet opfattelse af sjette sans - som at tage en parkeringsplads tilbage, føle, at vi skulle stoppe, og se nogen trække sig bag os, som vi ikke så i starten.

Sjette sansopfattelse gælder også for forsvarlig projektstyring. Store projektledere kan føle, når noget ikke er rigtigt i et projekt eller i it-operationer, selvom statusrapporterne, de får, ikke fortæller dem, at noget er galt.

Nogle eksperter inden for projektledelse forklarer den sjette sans som mennesker "bløde færdigheder", men det er mere det.

Den sjette sans er den følelse af intuition i dit eget sind, der advarer dig om noget, selv efter at du har udøvet alle dine menneskers færdigheder som manager.

Hvad er nogle almindelige projekt- eller IT-sjette sansesituationer, som skønske ledere opdager?

De får at vide, at alt er i orden i de statusrapporter, de modtager, men de forstår ikke, at dette er sandt.

  • Brugere holder op med at ringe.
  • Rutinemæssige operationelle opgaver forlades ubenyttet.
  • Sælgere, der reagerede pludselig ikke.
  • Personalets fravær stiger.
  • Pludselige præstationsændringer ses hos topudøvere.

Det er menneskeligt at oprindeligt overse nogle af disse omstændigheder og endda forsigtigt at give dem lidt tid til at se, om de vil klare sig selv, før du griber ind - men erfarne projektledere ved også, at det bliver uhensigtsmæssigt, hvis du venter for længe med at handling.

Hvordan nærmer du dig disse forskellige scenarier, der fortæller din sjette sans, at et projekt, et operationelt område eller en person eller et team kan være i problemer?

Her er flere tilgange, der har stået tidens prøve:

Tjek ind med dine mennesker

For nogle år siden, da jeg var juniorprogrammør i IT, fortalte min nærmeste manager IT-direktøren, at et ordreindgangssystem, vi skrev, var til tiden og i nogle tilfælde forud for tidsplanen. Projektet havde en "go live" -dato den følgende måned, men de af os, der personale, vidste, at kun omkring halvdelen af ​​programmerne var færdig, og at få var blevet testet. Projektlederen var bange for at fortælle direktøren den rigtige status, så flere af os blev bekymrede og besluttede at tale vores bekymringer til både lederen og instruktøren. Direktøren forlod aldrig sit kontor for at se, om vores bekymringer blev grundlagt, eller for at tjekke det faktiske projektarbejde. Projektet mislykkedes, og både direktøren og hans manager blev fyret. Heldigvis kan it-ledere, der har en "sjette sans" og kan sanse, at noget er galt - eller endda ledere, der ikke har denne sjette sans, men som regelmæssigt tjekker ind med deres personale - undgå smertefulde situationer som dette.

Tjek ind med projektet

Hvis du fornemmer, at der er noget galt med et projekt, men ikke helt kan sætte fingeren på det, kan du tjekke ind med dit personale for at se, hvordan alle har det med projektet - og du kan også bede om at se projektet i aktion. En god måde at gøre dette på er at lave en lille QA på en online applikation eller se på et instrumentbræt og se, hvor godt det borer ned i understøttende analysedata. Faktisk at prøvekøre disse apps selv kan fortælle dig meget om, hvor meget af systemet er klar, og hvor mere arbejde skal gøres.

Tag en bruger til frokost

Det er ikke nødvendigvis gode nyheder, når en af ​​dine mest klagende brugere pludselig går stille. Det er også menneskeligt at antage, at brugeren måske endelig er tilfreds med den IT-service, de får. Fald ikke i denne bekvemt selvtilfredse fælde. I stedet for at planlægge et møde med brugeren - eller tage brugeren ud til frokost for at diskutere baseball, vejret, film - og hvordan det går med IT. Du kunne finde ud af, at brugeren har opgivet IT og er gået til en uden forhandler! Dette er ikke nødvendigt en dårlig ting, hvis sælgeren kan levere en optimal løsning - men det fortæller dig, at du har noget arbejde at gøre som manager. Hvorfor mislykkedes dit system? Hvad fik brugeren til at give op? Du skal få svar på disse spørgsmål, hvis du håber at forbedre service- og leveringsniveauerne på din egen afdeling.

Lav natskiftet

Hvis du finder dig selv at vågne op midt om natten af ​​en dårlig drøm, som du havde om et jordskælv, der ramte, og din DR-plan ikke fungerer, er det måske ikke den sene aften-snack, der forårsagede mareridt. Dette kan være et signal for dig at gøre et gennemgang af din daglige drift, gennemgå revisionslogfiler osv. For at sikre dig, at sikkerhedskopieringer udføres rettidigt, sikkerhedsopdateringer administreres regelmæssigt osv. Én gang når jeg personligt havde dette mareridt som en CIO, arrangerede jeg at blive sent, så jeg kunne tilbringe nogen tid med mit natskiftpersonale. Jeg lærte dette personale bedre at kende og til at forstå de udfordringer, de stod overfor i deres arbejde. Det gjorde mig i stand til at arbejde med nogle af dagbesætningen, så vi kunne forbedre processer, der gjorde nattearbejdet lettere.

Planlæg et opkald eller et møde med en leverandør

De fleste leverandører starter stærkt med nye kunder, men kan hurtigt falde i deres niveauer af support og lydhørhed, når kunderne er implementeret. I andre tilfælde har du muligvis en fremragende kontorepræsentant hos sælgeren, men derefter forlader repræsentanten og servicen er ikke den samme. For dine missionskritiske systemer vil du sandsynligvis bemærke et pludseligt fald med det samme, men for mindre synlige infrastruktursystemer kan det tage længere tid at genkende et fald i tjenesten. I disse tilfælde kan du måske føle, at du ikke har hørt noget fra en bestemt leverandør i et stykke tid. Dette er et godt tidspunkt at tjekke nylige poster og give leverandøren et opkald, hvis ikke af anden grund end at oprette forbindelse igen.

Besøg med teammedlemmer, du er bekymret for

Hvis du mærker en pludselig ændring i adfærd eller et fald i præstationer, især fra en konstant høj udøver, er det tid til at tjekke ind hos den enkelte for at se, hvordan det går. bede om fritid eller en lettere tidsplan, hvis de oplever personlige udfordringer. Den eneste måde du kan hjælpe dem på er at spørge.

Executive briefing nyhedsbrev

Oplev hemmelighederne for IT-ledelsessucces med disse tip til projektstyring, budgetter og håndtering af de daglige udfordringer. Leveres tirsdage og torsdage

Tilmeld dig i dag

© Copyright 2021 | pepebotifarra.com